Drukarka KSeF obsługuje wiele NIP-ów w jednym oknie aplikacji i synchronizuje faktury z KSeF automatycznie — bez logowania do portalu, bez ręcznego pobierania ZIP-ów, bez przełączania kont. Wystarczy raz skonfigurować certyfikat dla każdego NIP-u, ustawić interwał synchronizacji i zapomnieć o temacie. Aplikacja sama pobierze nowe faktury, wygeneruje PDF-y i rozłoży pliki do właściwych folderów. Konfiguracja zajmuje 5 minut na firmę, a oszczędza 3-5 godzin tygodniowo przy 50+ fakturach miesięcznie.
Dla biura rachunkowego z 30 klientami to różnica między godzinami spędzonymi w portalu a jednym spojrzeniem na listę faktur rano. Dla przedsiębiorcy z kilkoma firmami — koniec przelogowywania się między kontami. A dla samorządu — centralne zarządzanie fakturami wszystkich jednostek podrzędnych.
Jak dodać wiele NIP-ów do jednej aplikacji?
Dodawanie NIP-ów działa jak dodawanie kontaktów w telefonie — wpisujesz numer i nadajesz nazwę.
Otwórz menu Zarządzanie NIP-ami i kliknij „Dodaj”. Dla każdego NIP-u podajesz:
- NIP — z automatyczną walidacją checksumu (algorytm mod-11, wykrywa literówki)
- Etykietę — czytelną nazwę, np. „Firma XYZ sp. z o.o.” zamiast gołego numeru
Każdy NIP możesz edytować, dezaktywować lub usunąć. Certyfikaty przechowywane są lokalnie i szyfrowane — nie trafiają na żadne zewnętrzne serwery.
Przełączanie między firmami — jeden klik
Na pasku narzędzi znajduje się selektor NIP — z listą rozwijaną Twoich podmiotów. Jedno kliknięcie i cały kontekst się zmienia.
Po przełączeniu NIP-u aplikacja automatycznie:
- Filtruje tabelę faktur do wybranego podmiotu
- Przełącza certyfikat KSeF na odpowiedni dla tego NIP-u
- Kieruje PDF-y i XML-e do właściwego podfolderu ({NIP}/{YYYYMM}/)
- Zamyka poprzednią sesję KSeF i otwiera nową
- Przywraca datę ostatniej synchronizacji per NIP — wracasz dokładnie tam, gdzie skończyłeś
Automatyczna synchronizacja z KSeF
Automatyczna synchronizacja to jednorazowa konfiguracja certyfikatu — potem aplikacja pobiera faktury sama, w tle, bez Twojego udziału.
Kreator certyfikatu prowadzi Cię w 5 krokach:
- Wybierz plik certyfikatu (.pfx lub .p12) — przeciągnij do okna lub wskaż w Eksploratorze
- Podaj hasło certyfikatu — aplikacja weryfikuje poprawność
- Wybierz środowisko — produkcja (PROD) lub testowe (DEMO/TEST)
- Potwierdź NIP — odczytany automatycznie z certyfikatu
- Gotowe — połączenie z KSeF nawiązane
Po konfiguracji ustawiasz interwał synchronizacji (od 5 minut do raz dziennie) i zapominasz o temacie. Aplikacja sama:
- Loguje się do KSeF w tle
- Pobiera tylko nowe faktury (incremental sync — nie ściąga tych samych ponownie)
- Generuje PDF z kodem QR z każdej faktury
- Zapisuje XML i PDF w folderach YYYYMM/
- Wyświetla powiadomienie toast z dźwiękiem gdy pojawią się nowe dokumenty
Przy większej liczbie faktur (ponad 10) aplikacja automatycznie przełącza się na batch export — KSeF pakuje je w zaszyfrowany ZIP, który Drukarka KSeF odszyfrowuje lokalnie. Przy mniejszej liczbie — pobiera każdą osobno. Strategia dobierana jest automatycznie.
Wskaźnik statusu połączenia
Stan połączenia z KSeF widoczny jest na pierwszy rzut oka dzięki wskaźnikowi w prawym dolnym rogu okna.
Trzy stany wskaźnika:
- Zielony — połączenie aktywne, sesja ważna, synchronizacja działa
- Pomarańczowy (pulsuje) — trwa synchronizacja, pobieranie faktur w toku
- Czerwony — brak połączenia, błąd certyfikatu lub sesja wygasła
Kliknięcie wskaźnika otwiera szczegóły: czas trwania sesji, certyfikat, statystyki pobranych faktur.
Portal KSeF vs Drukarka KSeF — porównanie
| Czynność | Portal KSeF (ręcznie) | Drukarka KSeF |
|---|---|---|
| Logowanie | Za każdym razem (login + certyfikat) | Raz — potem automatycznie |
| Przełączanie firmy | Wyloguj → zaloguj (inne konto) | Dropdown na pasku (1 klik) |
| Pobieranie faktur | Ręcznie: klikaj, czekaj, pobieraj ZIP | Automatycznie co X minut |
| Generowanie PDF | Brak — portal daje surowy XML | Automatycznie z kodem QR |
| Organizacja plików | Sam tworzysz foldery per firma | Auto: {NIP}/{YYYYMM}/ |
| Daty synchronizacji | Musisz pamiętać sam | Per-NIP, automatycznie |
| Jednostki podrzędne | Ręcznie dodawaj każdą | Import listy z KSeF |
| Powiadomienia | Brak | Toast z dźwiękiem |
| Czas miesięcznie (50 FV) | ~3-5 godzin | ~0 minut (działa w tle) |
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Ile NIP-ów mogę obsługiwać w Drukarce KSeF?
Liczba NIP-ów zależy od licencji. Licencja S (Standard) obsługuje 1 NIP, licencja KSeF Online oraz JST — do 50 NIP-ów z obsługą jednostek podrzędnych. Rozszerzenie limitu wymaga tylko zmiany licencji, bez reinstalacji. Mamy też specjalną wersję BEZ LIMITÓW.
Czy potrzebuję osobny certyfikat dla każdego NIP-u?
NIE – certyfikat autoryzuje Twój PESEL do obsługi kilku NIPów. Drukarka KSeF może pomóc wygenerować certyfikat przez Profil Zaufany.
Jak często aplikacja synchronizuje faktury z KSeF?
Interwał synchronizacji ustawiasz sam — od 5 minut do raz dziennie. Domyślnie: co 60 minut. Synchronizacja jest przyrostowa (incremental) — pobierane są tylko nowe faktury, nie wszystkie od początku.
Czy dane faktur trafiają na zewnętrzne serwery?
Nie. Drukarka KSeF to aplikacja desktopowa — faktury pobierane są z KSeF bezpośrednio na Twój komputer. XML-e, PDF-y i baza danych przechowywane są lokalnie. Jedyne połączenie sieciowe to API KSeF (serwery Ministerstwa Finansów) i serwer licencji.
Czy mogę używać Profilu Zaufanego zamiast certyfikatu?
Profil Zaufany służy do wygenerowania certyfikatu — nie do bezpośredniego logowania z aplikacji. Kreator w Drukarce KSeF prowadzi przez proces: generujesz klucz, podpisujesz go przez Profil Zaufany na stronie gov.pl, a aplikacja otrzymuje gotowy certyfikat. Cały proces trwa około 3 minut.
Wypróbuj Drukarkę KSeF za darmo
14 dni bezpłatnego testu. Pobierz, zainstaluj, drukuj — bez rejestracji i bez karty płatniczej.