Od 1 kwietnia 2026 roku KSeF jest obowiązkowy dla większości polskich firm. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika — ale jeśli potrzebujesz czegoś szybszego, wygodniejszego i automatycznego, DrukarkaKSeF to aplikacja Windows stworzona specjalnie do pobierania, katalogowania i drukowania faktur z Krajowego Systemu e-Faktur.
W tym artykule opisujemy każdą funkcję aplikacji w trzech wersjach — Standard, KSeF Online i JST Samorząd — żebyś mógł wybrać wariant idealny dla swojej firmy lub jednostki.
| Rozwiązanie | Model cenowy | Koszt przy 500 faktur/mies. |
|---|---|---|
| DrukarkaKSeF KSeF Online | Stała cena 99 zł/rok | 99 zł/rok |
| Konkurent A (SaaS) | 0,50 zł / faktura | 3 000 zł/rok |
| Konkurent B (chmura) | 0,30 zł/fakt. + 49 zł/mies. | 2 388 zł/rok |
| Konkurent C (ERP) | Pakiet + dopłata za nadwyżkę | 1 500-4 000 zł/rok |
DrukarkaKSeF KSeF Online — automatyczne pobieranie z API KSeF
DrukarkaKSeF KSeF Online — od 99 zł/rok, licencja roczna. Najpopularniejsza wersja dla firm, które chcą pełnej automatyzacji: aplikacja sama łączy się z KSeF przez API, pobiera nowe faktury, deduplikuje je z bazą lokalną i kataloguje — bez Twojego udziału.
Oprócz wszystkich funkcji wspólnych (opisanych niżej w sekcji Fundament) wersja KSeF Online oferuje siedem kluczowych rozszerzeń:
1. Pobieranie z API KSeF 2.0
Połącz aplikację z systemem KSeF za pomocą certyfikatu — od tego momentu DrukarkaKSeF sama pobiera nowe faktury kosztowe. Koniec z logowaniem do portalu Ministerstwa Finansów.
2. Logowanie certyfikatem KSeF
Bezpieczne uwierzytelnianie certyfikatem KSeF (kwalifikowany podpis elektroniczny lub token). Kreator konfiguracji (wizard) przeprowadzi Cię przez proces importu certyfikatu krok po kroku.
3. Przyrostowa synchronizacja faktur
Aplikacja pobiera tylko nowe faktury od ostatniej synchronizacji. Nie pobiera duplikatów, nie marnuje czasu na to, co już masz w bazie. Automatyczna sync co 15 minut (interwał konfigurowalny).
4. Status sesji KSeF (live)
W czasie rzeczywistym widzisz stan połączenia z KSeF — czy sesja jest aktywna, ile faktur pobrano, kiedy ostatnia synchronizacja.
5. Rozbudowane filtrowanie i wyszukiwanie
Zaawansowane filtry: zakres dat, NIP sprzedawcy, kwota netto/brutto, typ dokumentu. Szybko znajdź konkretną fakturę wśród tysięcy.
6. Deduplikacja vs baza lokalna
Mechanizm inteligentnej deduplikacji — jeśli faktura już istnieje w Twojej bazie (np. z ręcznego importu ZIP), aplikacja nie pobierze jej ponownie z API. Zero duplikatów.
7. Multi-NIP (pakiety)
Funkcja dla firm z wieloma NIP-ami. Wybierz pakiet dopasowany do liczby jednostek organizacyjnych:
| Pakiet | Limit NIP | Cena/rok | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Standard | 1 NIP | 99 zł | Jednoosobowa firma |
| Plus 10 | 11 NIP | od 199 zł | Małe samorządy, spółki zależne |
| Plus 20 | 21 NIP | od 299 zł | Średnie samorządy, holding |
| Plus 50 | 51 NIP | od 499 zł | Duże gminy, korporacje |
| Enterprise | Bez limitu | indywidualnie | Powiaty, duże miasta, koncerny |
Fundament — co każda wersja DrukarkaKSeF potrafi
Niezależnie od wybranego pakietu (Standard, KSeF Online czy JST), wszystkie wersje dzielą wspólny rdzeń funkcji. To solidna baza, na której budowane są zaawansowane możliwości wyższych wersji.
8. Import faktur XML — przeciągnij i upuść
Najszybszy sposób na wczytanie faktur: przeciągnij plik ZIP lub XML prosto na okno aplikacji. DrukarkaKSeF automatycznie rozpozna strukturę faktury w formacie FA(3) — tym samym schemacie, którego używa KSeF 2.0.
9. Generowanie PDF z XML
Faktura KSeF to surowy plik XML — nieczytelny bez odpowiedniego narzędzia. DrukarkaKSeF generuje czytelny, profesjonalny PDF z każdej faktury XML. Możesz wybrać spośród 5 motywów graficznych, dopasowując wygląd dokumentu do preferencji firmy lub wymagań kontrahentów.
Wydruki generowane w stałej rozdzielczości 300 DPI — czytelne nawet w powiększeniu, niezależnie od ustawień ekranu. Precyzyjne kwoty — ceny jednostkowe i ilości z pełną precyzją z KSeF, bez zaokrągleń.
10. Automatyczne drukowanie
Jednym kliknięciem wydrukujesz wszystkie nowe faktury. Aplikacja wysyła dokumenty na domyślną drukarkę — idealne rozwiązanie dla firm, które archiwizują faktury kosztowe w formie papierowej.
11. Baza danych z metadanymi
Każda zaimportowana faktura trafia do lokalnej bazy SQLite, która przechowuje kluczowe informacje: numer faktury i KSeF, dane sprzedawcy i nabywcy, kwoty netto/VAT/brutto oraz daty wystawienia i dostawy.
12. Tabela z 14 kolumnami + sortowanie
Przeglądaj faktury w przejrzystej tabeli z 14 kolumnami, które możesz sortować, filtrować i przeszukiwać. Szukasz faktury od konkretnego dostawcy? Wpisz NIP lub nazwę — wynik natychmiast.
4 ikony statusów w kolumnie Status: NOWA, Wydrukowana, Wysłana, Błędna — widać na pierwszy rzut oka stan każdej faktury. Kliknij kartę statystyk „Nowe: 42″ żeby od razu zobaczyć tylko te faktury.
13. Automatyczne podfoldery ROK/MIESIĄC
Pliki PDF są katalogowane automatycznie w strukturze folderów: ROK/MIESIĄC/ (np. 2026/04/). Koniec z ręcznym sortowaniem plików.
14. Podgląd PDF i XML + Metryka faktury
Dwuklik na fakturę otwiera panel podglądu — po lewej czytelny PDF, po prawej surowy XML. Zoom in/out, dopasowanie do szerokości, Ctrl+scroll — podgląd z lupą pozwala sprawdzić każdy detal. Drukuj bezpośrednio z podglądu. Dodatkowo każda faktura ma swoją metrykę — szybki przegląd najważniejszych danych bez otwierania pliku.
15. Auto-aktualizacje
Aplikacja sprawdza dostępność nowych wersji i aktualizuje się automatycznie. Bez ręcznego pobierania, bez ponownej instalacji.
16. Logi aplikacji
Pełna historia zdarzeń: import, druk, synchronizacja, wysyłka e-mail — z filtrowaniem po typie i dacie. Dostęp z menu Pomoc → Logi. Przydatne przy diagnostyce i kontakcie ze wsparciem technicznym.
17. Skróty klawiszowe
Szybka obsługa bez myszy: Ctrl+P drukuj, Ctrl+F szukaj, Ctrl+I importuj, F5 synchronizuj. Pełna lista skrótów dostępna w menu Pomoc.
DrukarkaKSeF JST Samorząd — dedykowane rozwiązanie dla jednostek publicznych
DrukarkaKSeF JST Samorząd — od 299 zł/rok, licencja roczna. Stworzona z myślą o gminach, powiatach, szkołach, bibliotekach, GOPS-ach i innych jednostkach samorządu terytorialnego. Centralne zarządzanie fakturami wielu jednostek organizacyjnych z jednego miejsca.
Wersja JST zawiera wszystkie funkcje wersji KSeF Online plus siedem dedykowanych narzędzi:
18. Multi-NIP (wiele jednostek organizacyjnych)
Kluczowa funkcja JST — jedna licencja obsługuje faktury dla wielu NIP-ów: urząd gminy, szkoły, przedszkola, biblioteki, GOPS. Każda jednostka ma osobny NIP, ale zarządzasz nimi centralnie.
19. Raporty zbiorcze JST
Generuj raporty obejmujące wszystkie jednostki organizacyjne — łączne zestawienia faktur kosztowych za wybrany okres, z podziałem na jednostki lub zbiorczo.
20. Rozszerzony eksport danych
Eksportuj dane do formatów zgodnych z wymogami sprawozdawczości JST — CSV, XLSX — z pełną strukturą metadanych (NIP jednostki, klasyfikacja budżetowa, daty).
21. Szablony dedykowane JST
Pięć motywów graficznych PDF plus szablony specjalnie zaprojektowane dla dokumentacji jednostek publicznych — z nagłówkami instytucji, herbem gminy i wymaganymi danymi formalnymi.
22. Grupowanie wg jednostek organizacyjnych
Przeglądaj faktury pogrupowane według NIP-u jednostki organizacyjnej. Kliknij „SP nr 1” — widzisz tylko faktury tej szkoły. Kliknij „Wszystkie” — widzisz pełen obraz.
23. Filtrowanie wg NIP jednostki
Zaawansowane filtrowanie po NIP nabywcy — szybko sprawdź, ile faktur kosztowych trafiło do konkretnej jednostki w danym miesiącu.
24. Zbiorcze drukowanie
Wydrukuj jednym kliknięciem wszystkie faktury wybranej jednostki lub wszystkie faktury z całego miesiąca — bez zaznaczania pojedynczych dokumentów.
Wysyłka e-mailem
Wszystkie wersje DrukarkaKSeF umożliwiają wysyłkę faktur bezpośrednio z aplikacji — bez Outlooka, Gmaila ani innego klienta poczty.
- Wyślij faktury mailem — zaznacz faktury, kliknij „Wyślij”, wybierz odbiorcę — gotowe.
- Książka adresowa — zarządzaj odbiorcami w jednym miejscu. Dostępna z menu Plik.
- Dowolny serwer poczty — Gmail, Outlook, własny serwer SMTP. Szyfrowanie STARTTLS/SSL. Test połączenia jednym klikiem.
- Office 365 (OAuth 2.0) — logowanie do konta Microsoft bez podawania hasła SMTP. Bezpieczna autoryzacja OAuth.
- Elastyczne załączniki — PDF, XML, oba formaty, CSV lub sformatowany arkusz Excel (XLSX) z formułami i filtrami.
- Automatyczne ZIP — wiele załączników pakowanych automatycznie. Ostrzeżenie przy przekroczeniu 25 MB.
- Historia wysyłek — pełny log: kto, kiedy, co wysłał, ile załączników.
Email Relay — wysyłaj bez konfiguracji SMTP
Email Relay to wbudowany kanał wysyłki, który eliminuje największą barierę: konfigurację serwera poczty. Nie musisz znać adresu SMTP, portu, SSL/TLS ani hasła aplikacji — DrukarkaKSeF wysyła faktury za Ciebie.
- Reply-To = Twój adres — odpowiedzi od kontrahentów trafiają bezpośrednio do Ciebie, nie na adres relay.
- Zabezpieczenia — szyfrowanie AES/Fernet, podpis HMAC, binding do identyfikatora sprzętowego komputera.
- Konfiguracja w ConfigDialog → Poczta e-mail — sekcja informacyjna o limitach relay i statusie.
| Licencja | Limit Email Relay | Okres |
|---|---|---|
| Trial | 10 wiadomości | 30 dni |
| KSeF Online / JST | 100 wiadomości | 30 dni |
| Enterprise | Bez limitu | — |
| Standard | — | Wymaga własnego SMTP |
Praca zespołowa (NetDB)
Połącz kilka stanowisk z jedną bazą faktur — każdy widzi te same dane w czasie rzeczywistym.
- Wspólna baza na serwerze — dysk sieciowy SAMBA/UNC. Jedno stanowisko jako Sync Master pobiera faktury z KSeF, reszta korzysta z gotowych danych.
- Wskaźnik stanu sieci — ikona w prawym dolnym rogu: zielona = połączono (N stacji), żółta = offline, pomarańczowa = master niedostępny.
- Praca offline — gdy sieć SAMBA niedostępna, aplikacja pracuje normalnie. Zmiany synchronizują się automatycznie po powrocie sieci.
- Brak blokad bazy — lokalna kopia bazy eliminuje błędy „database is locked”. Koniec z komunikatami o zajętej bazie.
- Rozwiązywanie ścieżek między stacjami — PDF i XML dostępne nawet gdy stacje mają różne litery dysków sieciowych.
- Migracja danych — przenieś bazę i PDF-y do nowej lokalizacji jednym przyciskiem. Z paskiem postępu i możliwością anulowania.
Porównanie wersji — która jest dla Ciebie?
| Funkcja | Standard (49 zł / bezterminowa) | KSeF Online (od 99 zł / rok) | JST Samorząd (od 299 zł / rok) |
|---|---|---|---|
| Import ZIP/XML drag & drop | ✓ | ✓ | ✓ |
| Generowanie PDF z XML (5 motywów) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Automatyczne drukowanie | ✓ | ✓ | ✓ |
| Baza SQLite + tabela 14 kolumn | ✓ | ✓ | ✓ |
| Podfoldery ROK/MIESIĄC + Podgląd + Metryka | ✓ | ✓ | ✓ |
| Logi aplikacji + Skróty klawiszowe | ✓ | ✓ | ✓ |
| Auto-aktualizacje | ✓ | ✓ | ✓ |
| Wysyłka e-mailem (SMTP / OAuth) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Email Relay (bez konfiguracji SMTP) | — | ✓ | ✓ |
| Praca zespołowa (NetDB) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Pobieranie z API KSeF 2.0 | — | ✓ | ✓ |
| Logowanie certyfikatem KSeF | — | ✓ | ✓ |
| Przyrostowa synchronizacja | — | ✓ | ✓ |
| Status sesji KSeF (live) | — | ✓ | ✓ |
| Zaawansowane filtry i wyszukiwanie | — | ✓ | ✓ |
| Deduplikacja faktur | — | ✓ | ✓ |
| Multi-NIP (wiele jednostek) | — | pakiety | ✓ |
| Raporty zbiorcze JST | — | — | ✓ |
| Eksport XLSX/CSV z metadanymi JST | — | — | ✓ |
| Szablony + Grupowanie + Filtrowanie JST | — | — | ✓ |
| Zbiorcze drukowanie | — | — | ✓ |
Jak to wygląda w praktyce? Dzień z DrukarkaKSeF
Wyobraź sobie typowy dzień pracy z fakturami kosztowymi:
- Otwórz przeglądarkę, wejdź na portal KSeF
- Zaloguj się certyfikatem lub Profilem Zaufanym
- Przejdź do sekcji „Faktury otrzymane”
- Ustaw filtr na nowe faktury
- Pobierz każdą fakturę osobno (XML)
- Otwórz każdy plik w przeglądarce XML
- Przekopiuj dane do excela lub wydrukuj
- Posortuj pliki do odpowiednich folderów
- Uruchom aplikację
- Kliknij „Synchronizuj”
- Gotowe — nowe faktury pobrane, PDF-y wygenerowane, pliki skatalogowane
Bezpieczeństwo i prywatność
- Dane lokalne — faktury przechowywane na Twoim komputerze. Bez chmury, bez serwerów pośrednich.
- Szyfrowane połączenie — komunikacja z API KSeF przez HTTPS. Certyfikaty walidowane po stronie klienta.
- HMAC-SHA256 — system licencji zabezpieczony podpisem kryptograficznym. Replay protection wbudowana.
- Offline-capable — wersja Standard działa w pełni offline. Wersje Online potrzebują sieci tylko do synchronizacji.
- Bezpośredni EXE — DrukarkaKSeF.exe uruchamia się bez pośrednika (launcher usunięty w v0.27). Szybszy start, mniej problemów z antywirusem.
- Szybki start — lista faktur widoczna natychmiast. Weryfikacja licencji w tle, zamykanie bez opóźnień.
- Przeniesienie na inny komputer — kreator eksportu/importu: licencja, konfiguracja, certyfikaty, faktury. Zaszyfrowany plik
.dktransfer. - Polskie przyciski — Tak/Nie zamiast Yes/No we wszystkich oknach dialogowych.
- Pomoc zdalna (RustDesk) — wbudowane narzędzie do zdalnego wsparcia technicznego w folderze POMOC/.
- 5 motywów wizualnych — jasny, ciemny i trzy warianty kontrastowe dla osób z osłabionym wzrokiem.
Wsparcie techniczne
Każdy produkt DrukarkaKSeF objęty jest wsparciem:
- Standard — wsparcie e-mailowe, baza wiedzy
- KSeF Online — wsparcie e-mailowe, pomoc przy konfiguracji certyfikatu
- JST Samorząd — priorytetowe wsparcie, pomoc przy wdrożeniu, konfiguracja Multi-NIP
Dodatkowo oferujemy pakiet Wsparcie Techniczne (60 zł) — rozszerzoną pomoc wdrożeniową z indywidualnym wsparciem.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy DrukarkaKSeF wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania?
Nie. Aplikacja jest samodzielnym programem Windows (.exe). Nie wymaga Java, .NET Runtime ani żadnych dodatkowych komponentów. Pobierz, zainstaluj, uruchom.
Czy mogę używać DrukarkaKSeF na wielu komputerach?
Licencja jest przypisana do jednego komputera (weryfikacja sprzętowa). W przypadku wymiany sprzętu możesz przenieść licencję — system automatycznie obsługuje fuzzy matching komponentów.
Czy wersja Standard wystarczy dla mojej firmy?
Jeśli masz kilka-kilkanaście faktur kosztowych miesięcznie i nie przeszkadza Ci ręczne pobieranie XML z portalu KSeF — tak, Standard w zupełności wystarczy. Jeśli faktur jest więcej lub chcesz automatyzacji — wybierz KSeF Online.
Czym różni się DrukarkaKSeF od Aplikacji Podatnika MF?
Aplikacja Podatnika jest bezpłatna, ale nie oferuje automatycznego pobierania, katalogowania, drukowania ani Multi-NIP. DrukarkaKSeF to narzędzie profesjonalne — szybsze, wygodniejsze i z pełną archiwizacją.
Czy szkoła lub urząd gminy potrzebuje wersji JST?
Jeśli szkoła działa samodzielnie (1 NIP) — wystarczy KSeF Online. Wersja JST jest potrzebna, gdy gmina chce zarządzać fakturami wielu jednostek centralnie (urząd + szkoły + przedszkola + GOPS + biblioteki).
Czy licencja roczna odnawia się automatycznie?
Nie. Po upływie roku otrzymasz powiadomienie o możliwości przedłużenia. Bez odnowienia aplikacja przestaje synchronizować faktury z KSeF, ale zachowujesz pełny dostęp do już pobranych danych.
Jakie systemy operacyjne są obsługiwane?
Windows 10 i nowsze (64-bit). Aplikacja działa natywnie — bez emulatora, bez przeglądarki.
Czy mogę wysyłać faktury e-mailem bez konfiguracji SMTP?
Tak — funkcja Email Relay pozwala wysyłać faktury e-mailem bez konfigurowania serwera poczty. Wystarczy kliknąć „Wyślij”. Relay jest dostępny w wersjach KSeF Online, JST i Enterprise oraz w okresie trialu. Wersja Standard wymaga własnego serwera SMTP.
Jak przenieść aplikację na nowy komputer?
W menu Plik → Eksportuj wybierz „Przeniesienie na inny komputer”. Aplikacja utworzy zaszyfrowany plik .dktransfer zawierający licencję, konfigurację, certyfikaty i bazę faktur. Na nowym komputerze wystarczy zaimportować ten plik.
DrukarkaKSeF Standard — dla firm, które importują faktury ręcznie
DrukarkaKSeF Standard — 49 zł, licencja bezterminowa. Idealna dla jednoosobowych firm i małych biur rachunkowych, które pobierają faktury z portalu KSeF ręcznie (eksport ZIP/XML) i potrzebują narzędzia do szybkiego generowania PDF, drukowania i archiwizacji.
Dla kogo?
- Jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG)
- Małe firmy z kilkoma-kilkunastoma fakturami kosztowymi miesięcznie
- Biura rachunkowe, które otrzymują pliki XML od klientów
- Firmy, które nie potrzebują automatycznego połączenia z API KSeF
Co dostajesz: Wszystkie funkcje fundamentalne opisane powyżej — import drag & drop, generowanie PDF z 5 motywami, automatyczne drukowanie, baza metadanych, sortowanie w tabeli, podfoldery ROK/MC, podgląd z lupą, metryka, logi, skróty klawiszowe, auto-aktualizacje.
Licencja: Bezterminowa — płacisz raz, używasz bez limitu czasowego. Nie obejmuje pobierania z API KSeF ani Email Relay — do tego potrzebna wersja KSeF Online.
Wybierz swoją wersję
| Wersja | Cena | Najważniejsze funkcje | |
|---|---|---|---|
| KSeF Online | od 99 zł/rok | Automatyczne pobieranie z KSeF, synchronizacja, Email Relay | Kup KSeF Online |
| JST Samorząd | od 299 zł/rok | Multi-NIP, raporty zbiorcze, szablony JST, zbiorcze drukowanie | Kup JST Samorząd |
| Standard | 49 zł jednorazowo | Import XML, generowanie PDF, drukowanie, archiwizacja | Kup Standard |
Nie jesteś pewien, która wersja jest dla Ciebie? Skontaktuj się z nami — pomożemy dobrać odpowiedni pakiet do potrzeb Twojej firmy lub instytucji.
Powiązane artykuły:
- KSeF od kiedy obowiązkowy? Daty i wyjątki 2026
- Jak pobrać fakturę z KSeF — poradnik krok po kroku
- KSeF dla szkół i jednostek oświatowych
Wypróbuj Drukarkę KSeF za darmo
14 dni bezpłatnego testu. Pobierz, zainstaluj, drukuj — bez rejestracji i bez karty płatniczej.