Wystawiasz faktury, płacisz za faktury — ale czy wiesz, że od 1 stycznia 2027 roku w tytule przelewu za fakturę trzeba będzie podać jej numer KSeF? To 35-znakowy identyfikator nadawany automatycznie przez Krajowy System e-Faktur. Do tego terminu podawanie numeru KSeF w przelewie nie jest obowiązkowe — ale warto przygotować się już teraz.
Od kiedy i kogo dotyczy?
Obowiązek wchodzi w życie 1 stycznia 2027 roku i dotyczy płatności regulowanych w mechanizmie podzielonej płatności (split payment) między czynnymi podatnikami VAT. Wynika z nowelizacji ustawy o VAT (art. 108g).
Do 1 stycznia 2027 roku podawanie numeru KSeF w tytule przelewu nie jest obowiązkowe. Masz więc czas na przygotowanie — ale nie odkładaj tego na ostatnią chwilę.
Jak wygląda numer KSeF?
Numer identyfikujący fakturę w KSeF to ciąg 35 znaków. Nadaje go system automatycznie po zaakceptowaniu e-faktury. Nie jest częścią pliku XML — znajdziesz go w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) oraz w interfejsie KSeF.
9999999999-20260301-AABBCCDDEEFF-01 — zawiera NIP wystawcy, datę wystawienia, unikalny ciąg znaków i cyfry kontrolne.
To właśnie ten numer — a nie numer faktury nadany przez sprzedawcę — trzeba będzie wpisać w tytule przelewu.
Płacisz za kilka faktur naraz? Identyfikator zbiorczy
Wpisywanie 35 znaków przy każdym przelewie brzmi uciążliwie — a co jeśli płacisz jednym przelewem za 10 faktur? Tutaj z pomocą przychodzi identyfikator zbiorczy.
Identyfikator zbiorczy może wygenerować zarówno wystawca, jak i odbiorca faktur — przez Aplikację Podatnika KSeF lub systemy ERP podłączone do API. Odbiorca (np. kontrahent, bank) może go zdekodować i sprawdzić, które faktury się w nim zawierają.
Kogo to nie dotyczy? Wyjątki
- Płatności na rzecz podatników zwolnionych z VAT — nie musisz podawać numeru KSeF.
- Faktury wystawione podczas ogłoszonej awarii KSeF — jeśli faktura offline nie została jeszcze wprowadzona do systemu z powodu niedostępności, numer KSeF jeszcze nie istnieje.
- Przelewy na zagraniczne rachunki bankowe — obowiązek dotyczy wyłącznie krajowych instrumentów płatniczych.
- Konsumenci (osoby fizyczne nieprowadzące działalności) — obowiązek jest między czynnymi podatnikami VAT.
Co to oznacza w praktyce?
Do stycznia 2027 masz czas na przygotowanie. Ale warto już teraz sprawdzić kilka rzeczy:
- Czy Twój system księgowy potrafi wyciągnąć numer KSeF z UPO? Jeśli nie — czas na aktualizację lub zmianę narzędzia.
- Czy Twój bank obsługuje 35-znakowe numery w tytule? Większość tak, ale warto zweryfikować — szczególnie w starszych systemach bankowości elektronicznej.
- Czy masz pod ręką numery KSeF faktur, za które płacisz? Drukarka KSeF wyświetla numer KSeF każdej pobranej faktury bezpośrednio w tabeli — wystarczy kliknąć, żeby go skopiować.
Zmiana jest istotna, ale nie dramatyczna. Kluczowe to zapamiętać datę 1 stycznia 2027, mieć narzędzie które pokazuje numery KSeF i przygotować proces płatności. Reszta to kwestia nawyku.
Wypróbuj Drukarkę KSeF za darmo
14 dni bezpłatnego testu. Pobierz, zainstaluj, drukuj — bez rejestracji i bez karty płatniczej.