Środek miesiąca, stos faktur do wystawienia — i nagle KSeF nie odpowiada. Co teraz? Panika to zły doradca. KSeF ma 4 tryby awaryjne, każdy z własnymi zasadami i terminami. Jeśli wiesz, który zastosować, możesz spokojnie wystawiać faktury nawet gdy system centralny leży.
Czym różnią się tryby awaryjne KSeF?
Ministerstwo Finansów przewidziało kilka scenariuszy problemów — po stronie podatnika i po stronie samego systemu. Każdy scenariusz ma inną nazwę, inne zasady działania i inne terminy, w których musisz dosłać faktury do KSeF po powrocie systemu.
| Tryb | Kiedy stosować | Termin dosłania faktury do KSeF | Kod QR na wydruku |
|---|---|---|---|
| Offline24 | Brak internetu po stronie podatnika — KSeF działa, Ty nie masz połączenia | Następny dzień roboczy, do godz. 23:59 | Weryfikacyjny (bez numeru KSeF) |
| Offline | Niedostępność KSeF ogłoszona przez MF na max 4 godziny | Niezwłocznie po przywróceniu systemu | Weryfikacyjny (bez numeru KSeF) |
| Awaria KSeF | Przerwa techniczna trwająca ponad 4 godziny, ogłoszona przez MF | Do 7 dni od przywrócenia systemu | Awaryjny (specjalny kod MF) |
| Awaria całkowita | Katastroficzne zdarzenie — KSeF niedostępny przez dłuższy czas, decyzja ministra | Termin wyznaczany odrębnym komunikatem MF | Awaryjny (specjalny kod MF) |
Ścieżka decyzyjna: co robić krok po kroku
Gdy pojawi się problem, przejdź przez poniższe pytania po kolei:
- Czy masz dostęp do internetu? Jeśli nie — to tryb offline24. Wystawiasz fakturę lokalnie, masz czas do końca następnego dnia roboczego.
- Czy MF opublikowało komunikat o przerwie? Sprawdź ksef.mf.gov.pl oraz kanały MF w mediach społecznościowych. Jeśli tak — działaj zgodnie z komunikatem (tryb offline lub awaria KSeF).
- Jak długo trwa przerwa? Do 4 godzin → tryb offline. Powyżej 4 godzin, ogłoszony przez MF → awaria KSeF. Długotrwała i wyjątkowa → awaria całkowita.
- Nie masz informacji od MF, ale KSeF nie odpowiada? Poczekaj chwilę i sprawdź ponownie. Jeśli przerwa trwa i nie ma komunikatu — skontaktuj się z infolinią MF lub sprawdź status na stronie KSeF.
Jaka faktura jest ważna podczas trybu awaryjnego?
Kluczowy element to właściwy kod QR — w trybach awaryjnych umieszczasz na wydruku kod weryfikacyjny (offline24, offline) lub awaryjny (awaria KSeF, awaria całkowita). Kod identyfikuje fakturę i potwierdza, że wystawiono ją zgodnie z przepisami.
Lokalne kopie XML — zabezpieczenie na każdą awarię
Jednym z praktycznych zabezpieczeń przed skutkami awarii KSeF jest posiadanie lokalnych kopii XML faktur. Drukarka KSeF automatycznie zapisuje każdą fakturę pobraną z KSeF w postaci pliku XML na dysku komputera — w folderze XMLs/YYYYMM/. Nawet jeśli KSeF jest niedostępny, masz dostęp do pełnych danych wszystkich wcześniejszych faktur.
Gdy system wraca do działania, możesz z Drukarki KSeF dosłać zaległe faktury offline lub zweryfikować, że wszystkie dokumenty trafiły do systemu bez braków. To szczególnie ważne dla biur rachunkowych i JST obsługujących wielu podatników jednocześnie.
Najczęstsze błędy podczas awarii KSeF
- Czekanie z wystawieniem faktury — w trybie awaryjnym możesz i powinieneś wystawiać faktury lokalnie, nie blokuj kontrahentów.
- Nieśledzenie komunikatów MF — każdy tryb ma inne terminy dosłania. Pomylenie ich może skutkować naruszeniem przepisów.
- Brak lokalnych kopii XML — bez backupu tracisz dostęp do danych faktur podczas awarii. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie zapisuje faktury lokalnie.
- Wystawianie faktury z błędnym kodem QR — kody w trybie awaryjnym i standardowym to dwa różne identyfikatory. Sprawdź wytyczne MF dla danego trybu.
Awaria KSeF to sytuacja wyjątkowa, ale przepisy są zaprojektowane tak, żeby obrót gospodarczy nie stanął. Kluczowe jest wiedzieć który tryb obowiązuje i pilnować terminów dosłania. Resztą zajmuje się Twoje oprogramowanie — pod warunkiem, że jest na to przygotowane.
Wypróbuj Drukarkę KSeF za darmo
14 dni bezpłatnego testu. Pobierz, zainstaluj, drukuj — bez rejestracji i bez karty płatniczej.