Statusy i etykiety faktur — oznaczaj, filtruj, kontroluj

Wyobraź sobie: koniec miesiąca, 500 faktur w tabeli. Które zatwierdzone? Które do sprawdzenia? Które reklamacyjne? W portalu KSeF — nie odróżnisz ich w żaden sposób. Faktura to faktura, bez żadnego oznaczenia.

W Drukarce KSeF każda faktura ma dwa rodzaje oznaczeń — statusy systemowe (co się z nią wydarzyło) i własne etykiety (jak ją klasyfikujesz). Widać to na pierwszy rzut oka.

Statusy vs Etykiety — jaka różnica?

To kluczowe rozróżnienie w DrukarceKSeF:

Obie informacje wyświetlane są w osobnych kolumnach tabeli — „Statusy” i „Etyk.” — więc nigdy się nie mieszają.

Statusy systemowe — co się wydarzyło z fakturą

Każda faktura ma jeden status główny (wzajemnie się wykluczający) oraz niezależne flagi, które mogą się nakładać:

Status główny (jeden z czterech)

Faktura może mieć tylko jeden status główny naraz — np. nie może być jednocześnie „Zatwierdzona” i „Odrzucona”. Zmiana statusu głównego zastępuje poprzedni.

Flagi dodatkowe (mogą się nakładać)

Flagi działają niezależnie od statusu głównego i od siebie nawzajem. Faktura może być jednocześnie Zatwierdzona + Wydrukowana + Wysłana + Opłacona — wszystkie cztery ikony pojawią się w kolumnie „Statusy”.

Własne etykiety — Twoja klasyfikacja

Etykiety to Twoje prywatne oznaczenia. Nie wpływają na status dokumentu i nie są widoczne na innych komputerach — to Twój osobisty system organizacji.

Możesz stworzyć do 5 własnych etykiet. Każdą definiujesz sam:

• Nazwa — np. „Do sprawdzenia”, „VIP”, „Pilne”
• Ikona — wybierasz z przeglądarki glifów (setki ikon do wyboru)
• Kolor — paleta kolorów + własny RGB/Hex

Na start masz 5 gotowych etykiet, które możesz dowolnie zmienić lub zastąpić własnymi:

Jak oznaczyć fakturę?

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na fakturze w tabeli
2. Z menu kontekstowego wybierz status główny (Zatwierdzona / Odrzucona / Błędna) lub etykietę
3. Faktura natychmiast zmienia oznaczenie — ikony pojawiają się w odpowiedniej kolumnie

Chcesz zresetować? Akcja „NOWA” przywraca status główny do stanu początkowego (czyści też flagi Wydrukowana / Wysłana / Odczytana). Etykieta pozostaje nienaruszona.

Możesz oznaczyć wiele faktur naraz — zaznacz checkboxy, kliknij PPM, wybierz status lub etykietę. Wszystkie zmienią się jednocześnie.

Filtrowanie — znajdź to, czego szukasz

Nad tabelą znajdują się karty statystyk — kolorowe kafelki z liczbą faktur w każdej kategorii:

• Wszystkie faktury — oliwkowy
• Nowe — czerwony (faktury ze statusem NOWA)
• Wydrukowane — niebieski
• Opłacone — zielony (faktury oznaczone jako rozliczone — nowa flaga od kwietnia 2026)
• Wystawione (moje) — zielony (faktury, które wystawiłeś — Twój NIP jako sprzedawca)

Kliknij kafelek — tabela natychmiast pokaże tylko te faktury. Obok kart jest dropdown z pełną listą filtrów: Zatwierdzone, Odrzucone, Opłacone, Nieopłacone, Wysłane, Niewydrukowane, Niewysłane i inne.

Filtry można łączyć: status + zakres dat + kontrahent + zakres kwot.

Biuro rachunkowe — przykład workflow

Biuro rachunkowe obsługuje 30 klientów. Księgowa konfiguruje 3 etykiety:

Workflow: pobierz faktury z KSeF → wszystkie mają status „NOWA” → księgowa przegląda i nadaje etykiety → przypisuje odbiorcę wirtualnego (Podmiot3) jeśli brakuje go w XML → dodatkowo zmienia status na „Zatwierdzona” (synchronizowane między stanowiskami) → po zaksięgowaniu i potwierdzeniu zapłaty oznacza fakturę flagą „Opłacona” — jednym kliknięciem, bez otwierania Excela czy kartki → na koniec dnia filtruje „Zatwierdzone” i księguje hurtem, a Transfer XML (Ctrl+T) eksportuje pliki do systemu FK. Zero pomyłek, zero gubionych dokumentów.

Ręcznie vs Drukarka KSeF — porównanie

Statusy i etykiety to proste narzędzia, które zmieniają sposób pracy z fakturami. Zamiast szukać — filtrujesz. Zamiast zgadywać — widzisz na pierwszy rzut oka.